ペーパーレス化のススメ

乱雑になった自分のデスク後方を眺めて長い間ウンザリしていたが、少し手が空いたので、溜め込んだ取扱説明書の山を捨てることにした。何故ならこれらの説明書は見ないからだ。

今まではバインダーのクリアポケットにひたすら溜め込んでいたが、結局の所、バインダーの中から探すのと、ネット上から探すのであんまり時間が変わらない。
本当にいつのまにやら、メーカー側のサイトから説明書がダウンロードできるのが当たり前になっていた。時代は変わったのだ。

スキャンする

ひとまず今捨てようとしている製品の説明書が、ネット上にあるのかをまず確認した。変なメーカーのもの以外は全て見つけることが出来たので、ダウンロードしてNASに放り込んで全員で共有できるようにしておく。これでネットで検索する必要もなくなった。今後、何か家電を買ったら同じようにPDFで保管するルールにすることにした。ネット上に見つからなかったものは、iX500でさっさとスキャンして破棄。

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保証書が付いているぞ

保証書は流石に残しておくべきだ。最近も自宅で使っているサウンドバーが、保証期限ギリギリで死んでなんとか無償修理で助かったこともあり、今が一番保証書の重要性を感じている(厳密には保証書を紛失し購入メールで事足りた)。

説明書の最後にくっ付いているタイプの保証書は、切り取って保管することにした。説明書の分を無駄にスペースを取りたくない。バッファローのルーターの保証書が、ダンボールに印字されていて、これだけ凄く硬いしいい気分では無かった。

保証書は小さい上に形も千差万別なので、A4のクリアポケットでは1Pにつき1枚とすると無駄すぎる。かといってクリアファイルに 1冊にまとめると探しづらい気もする。しかし考えてみたら、この1年を思い返しても先日のサウンドバーの件と今回の整理整頓をするまで探すことはなかったので、1冊のクリアファイルにまとめて入れておくことにする。今後は上から挟んで行けば、まあ必要十分だろう。

保証書にはハンコがあったりするものがあるので、このようにスキャンではなく現物を保管するようにしているが、見てみると殆どハンコなんて押してなかったので、スキャンして電子保存でもいいのかもしれない。なんなら大体のメーカーであれば、購入履歴で対応してくれそうだし。一応今回は、念入りに現物を残すことにする。

因みにスマホで保証書保管アプリなんて物があって、これだ！と思ったが、かなり動作が不安定とのレビュー多々でやめた。色々連携させる事ができるみたいだったが、ウチの場合連携は不要だった。

ライセンスキーが書かれた紙

説明書でも保証書でもなく、パッケージに入っていたわけでもない書類、それはライセンスキーが書かれた紙である。郵送で送らてきたりするパターンのもの。一応ライセンスキーは1passwordに登録する。気持ち的には原本は持っておきたいが、なんか分類がしづらいのでスキャンして捨てる事にする。

CD-ROM

説明書そのものだったり、初期セットアップ用だったり、専用のアプリが入っていたりするパターン。今までは説明書と一緒のクリアポケットに入れていたが、CD-ROMだけでまとめておく事にした。これもISO化してデータで保存しておこうと思って試してみたが、読み込みは時間が掛かるし、イメージ化も上手く行かなかった。ライセンスキーがあるソフトウェアは、ライセンスキーをハサミで切り取って、ケースに貼っておく。1passwordにもライセンスキーを登録しておけばバッチリだ。

捨てない説明書

仕事の中核を担うプロっぽいマシンの説明書は記念に取っておくことにした。同じ内容が多言語で何度も書かれているため、日本語の部分はほんの僅かで極めてスペースの無駄ではあるが、カタログ的な意味合いを込めて取っておく。

経理系の書類

なんか色々手続きがあってめんどくさそうなので紙で残す。税理士さんを困らせるようなことはしてはいけない。

結果

しかしまあ分類のしにくいこと。せめて広げたらA4サイズになるとかだけでも統一してほしいものである。今回、捨てまくった結果、厚めのバインダー2冊が無くなり、保証書用に薄い1枚のバインダーと、捨てない説明書用の薄い1枚のバインダー、CD用のバインダーになった。こう書いてみるとあまり成果が出てないように思えるが、PDFの説明書をNASに保存した事が今後の検索性を高めるだろう。多分、きっと。いずれにせよ、NASが飛んだら終わるのでバックアップ体制を十分しておく必要がある。後々紙でとっとけばよかった！とならないことを祈る。